DFS : mise à jour du bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS)

Pour appliquer la DFS, l’employeur doit mettre en œuvre une procédure spécifique (§2180) :

• soit en concluant une convention collective ou un accord collectif du travail ;
• soit en obtenant l’accord du comité social et économique (CSE).

A défaut, il appartient à chaque salarié d’accepter ou non cette option (§2190).

En cas d’accord des représentants élus du personnel : leur consentement peut désormais être donné par tout moyen.

Dans la mise à jour du 22 octobre 2021, le BOSS précise que l’accord des représentants élus du personnel peut être recueilli par tout moyen (§2180). Cette précision laisse à penser qu’il n’y a plus besoin de mettre en œuvre la procédure de consultation du CSE et les formalités qu’elle implique (envoi d’informations en amont de la réunion lors de laquelle le CSE est consulté ; consignation de l’avis du CSE dans un procès-verbal, etc.). Néanmoins, il convient d’être prudent sur l’interprétation de cette modification.

En cas d’accord du salarié : l’option figurant dans le contrat de travail ou son avenant ne vaut plus consultation annuelle.

Avant les modifications introduites par le BOSS, le consentement du salarié à l’application de la DFS pouvait (§2190) :

• soit figurer dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail ;
• soit faire l’objet d’une procédure mise en œuvre par l’employeur consistant à informer e chaque salarié individuellement par LRAR de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits, accompagné d’un coupon-réponse d’accord ou de refus à retourner par le salarié. Lorsque le salarié ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord définitif.

Désormais, s’il appartient toujours à chaque salarié d’accepter ou non cette option, l’entreprise doit en plus s’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés à l’application de la DFS. Pour cela, l’employeur met en œuvre une procédure consistant à informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales. Le BOSS ne donne aucune précision sur ce qu’englobe les termes « d’assurances sociales ».

Une réponse d’accord ou de refus doit être retournée par le salarié. Si le salarié indique vouloir bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante.

Lorsque le travailleur salarié ou assimilé ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord.

En d’autres termes, s’il est toujours possible de prévoir l’application de la DFS dans le contrat de travail ou son avenant, l’employeur doit vérifier annuellement le consentement du salarié.

Le recueil chaque année du consentement des salariés à bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique entre en vigueur le 1er janvier 2022. Néanmoins, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’organisme procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter (voir point 2.)

Pour rappel, la tolérance relative au respect des conditions permettant l’application de la DFS (frais professionnels effectivement supportés par le salarié et recueil, selon les cas, du consentement du salarié bénéficiaire) qui prévoit qu’en cas de contrôle l’organisme ne procède qu’à une demande de mise en conformité pour l’avenir a été prolongée d’un an, soit jusqu’au 31 décembre 2022 (cf. article publié le 2 août 2021).

Dans sa mise à jour du 22 octobre 2021, le BOSS ajoute des exemples illustrant les modalités de cette tolérance (§2215).

Ainsi, à titre d’illustration, pendant cette période transitoire, l’application de la déduction forfaitaire spécifique au bénéfice d’un salarié ne supportant en pratique aucun frais fera uniquement l’objet d’une demande de mise en conformité pour l’avenir : cas du salarié dont les frais professionnels sont remboursés en totalité par l’employeur ou directement pris en charge par l’employeur, application de la déduction forfaitaire spécifique sur des éléments de rémunération versés au titre d’une période de congés par exemple.

De ces derniers, on en déduit que jusqu’au 31 décembre 2022 :

• les entreprises de Travaux Publics pourront continuer à appliquer la DFS en cas de prise en charge ou de remboursement par l’employeur de la totalité des frais professionnels ;
• les caisses de congés payés, telle que la CNETP, pourront continuer d’appliquer la DFS sur les indemnités de congés payés versées par elles.

En principe, en cas d’application de la DFS, tous les frais professionnels doivent être réintégrés dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale (§2240). Il existe néanmoins des exceptions à cette règle qui admettent le cumul de la DFS avec le remboursement des frais professionnels. Elles concernent :

• les indemnités de grands déplacements (§2250) ;
• la prise en charge obligatoire de 50 % du coût des titres de transport des salariés ou la prime de transport de 4€ (§2250) ;
• la part contributive de l’employeur à l’acquisition des titres restaurants dans les limites prévues à l’article L. 131-4 du Code de la sécurité sociale (§2250) ;
• les frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et fin de chantier ainsi que les voyages de détente (§2260) ;
• la mise à disposition par l’employeur d’un véhicule de transport en commun à destination des salariés pour les conduire sur le lieu de travail (§2280).

Dans sa mise à jour du 22 octobre 2021, le BOSS étend la liste de ces exceptions aux dépenses réellement engagées par le salarié pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas (§1905). Ces frais professionnels (dès lors que les matériels et fournitures sont acquis pour les seuls besoins de l’employeur et non du salarié) n’ont donc pas à être réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales avant application de la DFS. Cette disposition est applicable sans limite de durée.

NOTA : avant l’entrée en vigueur du BOSS, ces frais étaient considérés comme des frais d’entreprise (Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003). Cette notion ayant été supprimée par le BOSS, ils sont dorénavant considérés comme des frais professionnels. Jusqu’à la mise à jour du 22 octobre, faute de précisions contraires, ces dépenses exceptionnelles devait être intégrées dans l’assiette des cotisations en cas d’application de la DFS.

Par ailleurs, afin d’accorder aux employeurs « un temps d‘adaptation à l’application du droit », il est admis que les frais et prises en charge ci-dessous puissent être exclus de l’assiette des cotisations sociales avant application de la DFS :

• prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais de son salarié en situation de déplacement professionnel (frais d’hébergement, frais de repas, frais de taxi…) ;
• remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail ;
• remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de l’employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise ;
• remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

Cette tolérance est néanmoins temporaire : elle s’appliquera jusqu’au 31 décembre 2022 (§2290).